Betriebskosten im Gewerbemietvertrag: Was zulässig ist und wie abgerechnet wird

Betriebskosten im Gewerbemietvertrag: Vereinbarung vor Gesetzeskatalog

In erster Linie bestimmt der Mietvertrag, ob und in welcher Höhe Gewerbemieter:innen Betriebskosten tragen. Fällt das Objekt in den Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes (MRG) – etwa Altbau vor 1945 oder mit öffentlichen Mitteln geförderter Neubau –, legt das Gesetz fest, welche Kosten als Betriebskosten verrechnet werden dürfen. Im frei finanzierten Neubau regelt meist eine Vereinbarung im Mietvertrag, wie und welche Betriebskosten abgerechnet werden. Für Gewerbemieter:innen ist daher zuerst zu prüfen: Verweist der Vertrag auf den gesetzlichen Katalog oder nennt er eigene Positionen und einen eigenen Verteilungsschlüssel?

Fehlt eine Vereinbarung über die Betriebskosten, trägt der Vermieter nach § 1099 ABGB alle Lasten und Abgaben – somit auch die Betriebskosten. Verweist die Vereinbarung auf §§ 21–23 MRG, gilt der gesetzliche Betriebskostenkatalog des MRG auch für dieses Mietverhältnis. Bei jeder anderen Vereinbarung sind die überwälzten Positionen inhaltlich zu prüfen.

Enthält die Überwälzungsvereinbarung keine ausdrückliche Aufzählung der vom Mieter zu tragenden Kosten, sind nach der Rechtsprechung des Obersten Gerichtshofs in der Regel die im MRG aufgezählten Betriebskosten gemeint (OGH 2Ob36/23t). Eine pauschale Überwälzungsklausel verschafft dem Vermieter daher keinen beliebigen Kostenkatalog – im Zweifel gilt die gesetzliche Aufzählung.

Diese Positionen dürfen als Betriebskosten verrechnet werden

Im Altbau und im geförderten Neubau ist der Katalog der Hausbetriebskosten gesetzlich festgelegt. Verrechnet werden dürfen: Wasser und Abwasser samt Wasserdichtheitsprüfung, Kanalräumung, Müllabfuhr und Entrümpelung von herrenlosem Gut, Schädlingsbekämpfung, Kehrgebühren (Rauchfangkehrung), Strom für die Beleuchtung von Stiegenhaus und Gemeinschaftsflächen, Versicherungsprämien für Feuer-, Haftpflicht- und Leitungswasserschaden, das Verwaltungshonorar, die Hausreinigung inklusive Schneeräumung sowie öffentliche Abgaben und laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen. Zu den Gemeinschaftsanlagen zählen etwa Lift, Heizung, Spielplatz, Schwimmbad, Sauna, Waschküche, Grünanlagen und Gemeinschaftsräume – verrechenbar sind Strom, Service, Wartung, Energiekosten oder Rasenmähen. Bei der Hausreinigung fallen bei alten Dienstverträgen mit „echten“ Hausbesorgern auch die Abfertigung bzw. bei Dienstnehmern die Kommunalsteuer unter diesen Posten.

Zwei Positionen hängen an zusätzlichen Voraussetzungen: Kosten für Eich-, Ablese- und Abrechnungstätigkeit bei Verbrauchsabrechnung für Kaltwasser nur, wenn eine Vereinbarung besteht; Versicherungsprämien für Glasbruch- und Sturmschaden nur, wenn mehr als die Hälfte der Mieter der Überwälzung zugestimmt hat. Ohne Mehrheitszustimmung ist diese Position in der Abrechnung nicht gedeckt.

Nicht zulässig: Reparaturen, Erhaltung und versteckte Zusatzgebühren

Andere als die vom Gesetz erfassten Positionen dürfen nicht in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden. Kosten für Reparatur- und Erhaltungsarbeiten – ausdrücklich genannt: Dach, Aufzug und Haustor – sind den Mieter:innen ebenso wenig anzulasten wie Manipulations-, Buchungs- oder EDV-Gebühren.

Außerhalb des MRG-Katalogs gilt: Überwälzbar ist eine Kostenposition nur, wenn eine wirksame Vereinbarung im Gewerbemietvertrag sie erfasst. Fehlt eine Grundlage im anwendbaren Katalog oder in einer wirksamen Überwälzungsvereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten nach § 1099 ABGB. Bei der Prüfung einer Abrechnung ist daher jede Position zu kontrollieren: Kommt sie im Katalog bzw. in der Vereinbarung vor, und ist sie dort als laufende Betriebskosten und nicht als Erhaltungs- oder Zusatzgebühr ausgestaltet?

Pauschale und Jahresabrechnung: So läuft die Verrechnung

Üblich ist eine monatliche Betriebskostenpauschale, wobei einmal jährlich die tatsächlichen Kosten abgerechnet werden. Für Gewerbemieter:innen heißt das, im Vertrag drei Punkte nachzusehen: nach welchem Schlüssel aufgeteilt wird (etwa Nutzfläche oder Verbrauch), auf welcher Basis abgerechnet wird und welche Positionen die Pauschale erfasst. Nur mit diesen drei Angaben lässt sich die Jahresabrechnung rechnerisch nachvollziehen.

Bei einer Akontozahlung werden die Vorauszahlungen gegen die tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet; daraus ergibt sich ein Guthaben oder ein Fehlbetrag. Eine echte Pauschale ist ein fixierter Betrag. Ob und unter welchen Voraussetzungen eine Pauschale erhöht werden darf, bestimmt die vertragliche Vereinbarung bzw. – im Vollanwendungsbereich – die gesetzlichen Regeln. Die Erhöhungsvoraussetzungen sind daher im Vertragstext nachzulesen, nicht aus der Abrechnung abzuleiten.

Fristen, Fälligkeit und Nachzahlung: Wann Geld fließen muss

Die Betriebskostenabrechnung muss bis spätestens 30. Juni des Folgejahres vorliegen; verrechnet werden muss innerhalb eines Jahres ab Ende des Abrechnungsjahres. Legt der Vermieter die Abrechnung nicht innerhalb eines Jahres, verliert er seinen Anspruch. Nach Ablauf dieser Jahresfrist sind keine Nachforderungen an Mieter:innen mehr möglich.

Ergibt die Abrechnung ein Guthaben oder einen Fehlbetrag, erfolgt die Nach- bzw. Rückzahlung am zweitfolgenden (übernächsten) Mietzinstermin nach der Abrechnungslegung. Diesen Termin sollten Gewerbemieter:innen in der Zahlungsplanung berücksichtigen, denn er knüpft nicht an das Einlangen der Abrechnung, sondern an ihre Legung an.

Belegeinsicht und Überprüfung: Rechte der Gewerbemieter:innen

Bis zu einem halben Jahr ab Vorlage der Abrechnung können Mieter:innen in die Belege und die Abrechnung Einsicht nehmen und gegen Kostenersatz Kopien bzw. Ablichtungen anfertigen. Betriebskostenüberprüfungen sind bis drei Jahre rückwirkend möglich. Innerhalb dieser Fristen lassen sich Rechenfehler, nicht gedeckte Positionen oder eine fehlerhafte Schlüsselanwendung geltend machen.

Für Mieter:innen gemeinnütziger Bauvereinigungen gilt eine Sonderregel: Binnen sechs Monaten müssen sie schriftlich begründet Einspruch erheben, sonst gilt die Abrechnung als genehmigt. Bleiben Bedenken an der Richtigkeit der Betriebskostenabrechnung bestehen, kann eine Überprüfung bei der Schlichtungsstelle bzw. beim Bezirksgericht beantragt werden. Ebenso lässt sich die Schlichtungsstelle bzw. das Bezirksgericht anrufen, wenn Vermieter:innen die Vorlage einer Betriebskostenabrechnung, die Einsicht in Abrechnung und Belege oder die Übergabe von Belegkopien verweigern.

Mieterwechsel: Wer trägt die Nachzahlung?

Bei einem Mieter:innenwechsel können ausziehende Mieter:innen später nicht mit einer Betriebskostennachzahlung konfrontiert werden. Die Nachzahlungspflicht trifft die Nachmieter:innen; sie sind zum übernächsten Zinstermin nach Legung der Betriebskostenabrechnung zur Zahlung verpflichtet.

Auszziehende sollten den Zeitpunkt ihres Auszugs und den Stand allfälliger bereits gelegter Abrechnungen dokumentieren; einziehende Gewerbemieter:innen müssen damit rechnen, dass sie auch für Zeiträume vor ihrem Einzug zu einer Nachzahlung herangezogen werden, wenn die Abrechnung erst nach dem Mieter:innenwechsel gelegt wird.

Praxischeck für die nächste Betriebskostenabrechnung

1. Im Gewerbemietvertrag nachlesen, ob Betriebskosten überwälzt werden, auf welchen Katalog verwiesen wird und welcher Verteilungsschlüssel gilt. 2. Die vorgeschriebenen Positionen mit dem gesetzlichen MRG-Katalog bzw. der Vereinbarung abgleichen und alle markieren, die dort nicht vorkommen. 3. Fristen prüfen: Liegt die Abrechnung bis spätestens 30. Juni des Folgejahres bzw. innerhalb eines Jahres ab Ende des Abrechnungsjahres vor? Ist die Jahresfrist verstrichen, können keine Nachforderungen mehr gestellt werden. 4. Belegeinsicht innerhalb eines halben Jahres ab Vorlage nutzen und Kopien gegen Kostenersatz verlangen. 5. Rechenfehler, unzulässige Positionen wie Reparatur-, Erhaltungs- oder EDV-Gebühren sowie fehlende Zustimmungserfordernisse – etwa bei Glasbruch- und Sturmschadenversicherung – schriftlich festhalten und innerhalb der dreijährigen Überprüfungsfrist geltend machen; bei gemeinnützigen Bauvereinigungen binnen sechs Monaten schriftlich begründet Einspruch erheben, weil die Abrechnung sonst als genehmigt gilt. 6. Wird die Abrechnung, die Einsicht oder die Kopie verweigert, Schlichtungsstelle oder Bezirksgericht anrufen.